Acompanhando e otimizando os esforços de vendas

Seria interessante uma empresa conhecer o volume de suas negociações com clientes ainda não fechadas, o estágio em que estão e os prazos estimados para suas finalizações? Certamente, e esse é um sonho possível de ser alcançado.

É sabido que há diferenças qualitativas e quantitativas entre os diferentes canais de vendas, por exemplo, enquanto os vendedores de campo tendem a conseguir, em média, negociações com maiores volumes, a equipe de vendas internas (televendas) pode obter negócios com maior lucratividade e atingir clientes potenciais sem barreiras geográficas, têm potencialmente menos despesas, aumentando a eficiência, porém, pode enfrentar resistência de alguns clientes em realizar negócios desta forma.

Uma coisa é certa, tanto as equipes de campo quanto as internas possuem 'negócios em andamento', que se encontram em diferentes fases. Alguns estão no início (prospecção), portanto, ainda bastante incertos quanto a valores e perspectivas reais de fechamento. Outros podem estar um pouco mais evoluídos, na fase de 'análise de necessidades', ou seja, passaram da prospecção, nesta os clientes podem já estar testando uma amostra, por exemplo. Há ainda aqueles que podem estar nas etapas de 'análise de percepção' ou 'proposta de preços', que já passaram, portanto da fase de testes e homologação. E os que estão em vias de fechamento, podemos chamar esta etapa de 'negociação/revisão', que são os mais 'quentes', na reta final para fechar o primeiro pedido.

Agora imagine poder visualizar essas informações em tempo real, a qualquer momento, num gráfico, por exemplo, considerando: valores, prazos e situação atual como variáveis. No modelo abaixo pode-se verificar os volumes financeiros por mês e suas respectivas posições, já somados, cada um na fase em que se encontra. No sistema que estamos comentando, ao posicionar o mouse em algum dos pontos no gráfico, pode-se conferir a somatória em reais (R$) e ao clicar, aparece todos os negócios que estão nesta fase e seus detalhes.

Ao clicar na barra azul, por exemplo (Proposta/Cotação) os detalhes aparecem assim:

E ainda é possível clicar no nome da oportunidade para visualizar todo o histórico e o que estiver ainda a realizar (ligações, e-mails, atividades internas, entre outros).

No exemplo seguinte a forma de visualização por status e valores:

E por fim um gráfico de acordo com a origem das oportunidades que estão sendo trabalhadas, para saber como elas chegaram à empresa. Por exemplo, é possível descobrir que anúncios ou que estratégias de marketing estão proporcionando maior retorno.

Em qualquer gráfico há a facilidade de poder clicar em qualquer ponto para ver detalhes das oportunidades, que ligações foram realizadas ou recebidas, histórico de e-mails e atividades referentes a elas. Resumindo, há possibilidade de visualizar todas as ações que estão sendo aplicadas pela equipe que levarão à concretização dos negócios, permitindo gestão total, podendo ainda filtrar por representantes, entre outros. 

Poderia caber ainda a pergunta, um vendedor específico poderia monitorar dessa forma apenas os seus negócios? A resposta é sim, afinal a ele interessa uma visão do seu trabalho, de forma análoga um gestor pode precisar acompanhar um setor específico ou todas as oportunidades de uma ou mais equipes, ou até de um ou mais vendedores especificamente.

Com visualizações como essas, daria até mesmo para estimar o faturamento  do mês atual e seguintes, considerando os status das negociações em andamento. Condiciona-se à essa análise, a necessidade da equipe atualizar e registrar o andamento das negociações, para isso, é importante ao rever a forma de trabalho e a implementação, considerar o fator humano, sobretudo, que é muito importante para o sucesso da iniciativa.

Para ter uma solução como essa implementada, sugere-se o seguinte passo-a-passo:

1. Analisar o modus operandi atual de vendas
2. Identificar a aplicabilidade da ferramenta e avaliar impactos
3. Iniciar procedimentos de instalação e configuração no servidor web da empresa, não invisível aos visitantes do site, mas, apenas à equipe interna
4. Adequar a ferramenta às especificidades do negócio
5. Treinamento da equipe para operação
6. Implementação
7. Monitoramento da qualidade das informações
8. Melhoria contínua, para evoluir no modelo e conquistar melhores resultados

Nota-se a proposta clara de uma nova forma de conduzir as vendas, com maior controle das ações e potencialmente maiores resultados. É relevante informar que as funcionalidades do sistema apresentadas neste artigo são apenas uma parte do que ele pode proporcionar.