terça-feira, 10 de outubro de 2017

Acompanhando e otimizando os esforços de vendas

Seria interessante uma empresa conhecer o volume de suas negociações com clientes ainda não fechadas, o estágio em que estão e os prazos estimados para suas finalizações? Certamente, e esse é um sonho possível de ser alcançado.

É sabido que há diferenças qualitativas e quantitativas entre os diferentes canais de vendas, por exemplo, enquanto os vendedores de campo tendem a conseguir, em média, negociações com maiores volumes, a equipe de vendas internas (televendas) pode obter negócios com maior lucratividade e atingir clientes potenciais sem barreiras geográficas, têm potencialmente menos despesas, aumentando a eficiência, porém, pode enfrentar resistência de alguns clientes em realizar negócios desta forma.

Uma coisa é certa, tanto as equipes de campo quanto as internas possuem 'negócios em andamento', que se encontram em diferentes fases. Alguns estão no início (prospecção), portanto, ainda bastante incertos quanto a valores e perspectivas reais de fechamento. Outros podem estar um pouco mais evoluídos, na fase de 'análise de necessidades', ou seja, passaram da prospecção, nesta os clientes podem já estar testando uma amostra, por exemplo. Há ainda aqueles que podem estar nas etapas de 'análise de percepção' ou 'proposta de preços', que já passaram, portanto da fase de testes e homologação. E os que estão em vias de fechamento, podemos chamar esta etapa de 'negociação/revisão', que são os mais 'quentes', na reta final para fechar o primeiro pedido.

Agora imagine poder visualizar essas informações em tempo real, a qualquer momento, num gráfico, por exemplo, considerando: valores, prazos e situação atual como variáveis. No modelo abaixo pode-se verificar os volumes financeiros por mês e suas respectivas posições, já somados, cada um na fase em que se encontra. No sistema que estamos comentando, ao posicionar o mouse em algum dos pontos no gráfico, pode-se conferir a somatória em reais (R$) e ao clicar, aparece todos os negócios que estão nesta fase e seus detalhes.


Ao clicar na barra azul, por exemplo (Proposta/Cotação) os detalhes aparecem assim:


E ainda é possível clicar no nome da oportunidade para visualizar todo o histórico e o que estiver ainda a realizar (ligações, e-mails, atividades internas, entre outros).

No exemplo seguinte a forma de visualização por status e valores:


E por fim um gráfico de acordo com a origem das oportunidades que estão sendo trabalhadas, para saber como elas chegaram à empresa. Por exemplo, é possível descobrir que anúncios ou que estratégias de marketing estão proporcionando maior retorno.

Em qualquer gráfico há a facilidade de poder clicar em qualquer ponto para ver detalhes das oportunidades, que ligações foram realizadas ou recebidas, histórico de e-mails e atividades referentes a elas. Resumindo, há possibilidade de visualizar todas as ações que estão sendo aplicadas pela equipe que levarão à concretização dos negócios, permitindo gestão total, podendo ainda filtrar por representantes, entre outros. 

Poderia caber ainda a pergunta, um vendedor específico poderia monitorar dessa forma apenas os seus negócios? A resposta é sim, afinal a ele interessa uma visão do seu trabalho, de forma análoga um gestor pode precisar acompanhar um setor específico ou todas as oportunidades de uma ou mais equipes, ou até de um ou mais vendedores especificamente.

Com visualizações como essas, daria até mesmo para estimar o faturamento  do mês atual e seguintes, considerando os status das negociações em andamento. Condiciona-se à essa análise, a necessidade da equipe atualizar e registrar o andamento das negociações, para isso, é importante ao rever a forma de trabalho e a implementação, considerar o fator humano, sobretudo, que é muito importante para o sucesso da iniciativa.

Para ter uma solução como essa implementada, sugere-se o seguinte passo-a-passo:
  1. Analisar o modus operandi atual de vendas
  2. Identificar a aplicabilidade da ferramenta e avaliar impactos
  3. Iniciar procedimentos de instalação e configuração no servidor web da empresa, não invisível aos visitantes do site, mas, apenas à equipe interna
  4. Adequar a ferramenta às especificidades do negócio
  5. Treinamento da equipe para operação
  6. Implementação
  7. Monitoramento da qualidade das informações
  8. Melhoria contínua, para evoluir no modelo e conquistar melhores resultados
Nota-se a proposta clara de uma nova forma de conduzir as vendas, com maior controle das ações e potencialmente maiores resultados. É relevante informar que as funcionalidades do sistema apresentadas neste artigo são apenas uma parte do que ele pode proporcionar.

quinta-feira, 13 de julho de 2017

Insatisfação: fonte de oportunidades, ou mais problemas?

Seus mais insatisfeitos clientes são sua maior fonte de aprendizado.” (Bill Gates)

A frase acima nos leva a algumas reflexões, sobre a qualidade em atender com excelência:
  • Estamos ouvindo nossos clientes?
  • Resolvemos adequadamente seus problemas e reclamações?
  • Aprendemos com nossos erros?
  • Melhoramos produtos e serviços a partir das reclamações de nossos clientes?
Caso tenha respondido "sim" às questões acima, está de parabéns. Muitas empresas, contudo, "dizem que ouvem", mas, apenas "escutam" o que seus clientes tem a dizer, sem perceber as entrelinhas e aprofundar suas demandas. Quando todavia perdem um ou mais clientes para a concorrência, em geral ficam se lamentando e perguntando onde e como erraram.

Quando se fala em insatisfação, precisamos partir do princípio e perguntarmos se estamos sendo reativos ou pró-ativos nas demandas apresentadas pelo mercado. Com o crescimento das organizações, muitos empresários perdem o contato com seus clientes e não conseguem mais saber o que estes necessitam ou desejam, não captam tendências para transformar em oportunidades de novos negócios e tampouco identificam ameaças.

Uma boa forma de 'ouvir' e desenvolver pró-atividade é fazer uma pesquisa periódica (semestral ou anual) e a partir das respostas, identificar a necessidade de ações corretivas em processos atuais, desenvolver novos produtos, capacitar a equipe, rever custos, preços, identificar mudanças no perfil de consumo, entre outras. Outra maneira, que pode ser aplicada em paralelo, é criar canais de comunicação e métodos para tratar adequadamente as demandas dos clientes.

É importante reforçar, contudo, que ouvir o mercado e não executar todas as ações que estiverem ao alcance estrutural e financeiro da empresa, é reduzir o retorno potencial do investimento. As demandas oriundas dos clientes devem ser criteriosamente avaliadas e inseridas num ranking de prioridades, que conta com critérios específicos e objetivos, como: impacto em faturamento, retenção de clientes, ganho em eficiência interna, entre outros. Essa gestão é muito importante, pois, uma vez claros os critérios e devidamente alinhados com a equipe, ajudam a aumentar o foco e reduzir conflitos internos na priorização dos projetos.

Se a sua empresa já está se aplicando esse método, necessita aprimorá-lo, ou até iniciar do 'zero', é importante dar o primeiro passo em busca de soluções. O que não é prudente, é deixar como está pensando que "assim está bom", sem considerar que seus concorrentes podem estar se desenvolvendo neste sentido, e logo conquistar o que hoje é seu, aí pode ser tarde demais. É preciso mudar este cenário!

terça-feira, 4 de julho de 2017

É possível enxugar ainda mais?

Uma pergunta frequente faz parte da rotina de várias empresas: - É possível reduzir ainda mais despesas, quando o mais óbvio já foi feito? 

Aí vai uma sugestão: verifique quanto custam os processos administrativos e comerciais, você poderá ser surpreendido com mais estas possibilidades de reduções. 

Um processo como o de Pedidos, por exemplo, que envolve várias etapas, que a princípio podem parecer eficientes aos seus olhos, pode estar onerando desnecessariamente a estrutura. Em nossas análises e implementações, já conseguimos reduzir até 50% desses valores. Um bom começo é mapear o processo atual, conversando com todos os envolvidos, verá que o padrão que foi ensinado, poderá conter agora alguns 'adendos desnecessários' e ineficientes, que foram criados por alguma razão e geram retrabalho, estresse e controles dispensáveis. 

Há pelo menos uma dezena de processos administrativos que podem estar gerando despesas extras, praticamente 'invisíveis', aqui citamos como exemplo a Contratação de Pessoas. A seleção incorreta gera problemas futuros e muitos desses impactam nas finanças. Considere rever este processo, envolvendo a liderança imediata, gerência e até a diretoria. Mais cabeças pensando, de forma sistemática, minimizam esse tipo de falha. Ao final, no 'topo do iceberg' de todo o trabalho desenvolvido, poderia ficar assim: o colaborador selecionado, no primeiro dia, recebe uma integração com as 'regras do jogo', organograma, o que se espera dele, faz um 'tour' pela empresa, conhece áreas, pessoas e o processo de forma macro, só então é encaminhado ao seu setor, onde seu líder imediato o aguarda, apresenta a equipe, equipamentos, para então dar prosseguimento à integração com os treinamentos necessários. E por falar em treinamento, é fundamental rever também como eles são planejados e aplicados, para isso, leia nosso artigo sobre este assunto, clicando aqui

Logicamente há outras reduções de despesas possíveis, que impactam nos resultados, como: inadimplência, fruto de análises de crédito mal feitas, devoluções de mercadorias, necessidade de retrabalhos, entre muitas outras.

Cabe ainda lembrar que há tecnologias de informação, em núvem, principalmente, que podem auxiliar a maximizar a velocidade, tornando os processos mais ágeis, com impacto final positivo chegando até a satisfação dos clientes.

Simplificar, transformar processos sinuosos em retas e ao final, padronizar, tudo com a participação e aval da equipe. Pronto, esta é uma receita de sucesso para reduzir ainda mais as despesas, com ganho em eficiência, lucratividade e redução de conflitos internos.